La gestion du temps du dirigeant et du manager est précieuse pour gérer à la fois leurs missions relevant de leur propre expertise et celles qui viennent de l’externe comme de l’interne (commercial, management, administratif, marketing, …).

Dans ce contexte, la particularité des dirigeants et des managers est qu’ils manquent de temps et n’arrivent pas toujours à faire tout ce qu’ils voudraient.

Or l’ennemi de la gestion du temps se concrétise souvent par une mauvaise habitude. En effet, nos habitudes conditionnent notre manière d’agir et notre cerveau. D’ailleurs ne dit-on pas « la force de l’habitude » ? Si nos habitudes sont mauvaises, nous reproduisons automatiquement la même façon de faire, le même comportement, les mêmes pensées jusqu’à ce que nous n’en puissions plus ou au point d’être au bout du rouleau.

Heureusement, les habitudes se changent et nécessitent un mental qui va bien au-delà de l’autodiscipline pour que le changement soit durable.

D’où l’intérêt de faire un travail de fond pour partir sur des bases plus saines, avoir une meilleure gestion de son temps et se libérer de la disponibilité. C’est le coaching spécifique que propose Lexia Expert afin de retrouver une liberté dans son emploi du temps, de retrouver un équilibre de vie et de réduire son stress.

Mais quelles sont les habitudes si chronophages, que nous nous en rendons même plus compte et que nous chérissons au motif (et à tort !) que nous ne pouvons pas faire autrement, elles sont au nombre de 7 : l’absence de délégation, le multitasking, la confusion de l’urgence et de l’importance, le manque de pauses, la gestion des imprévus, la procrastination (le fait de reporter au lendemain ou aux calendes grecques), la distraction.

L’absence de délégation

Dirigeants et managers s’accordent à dire : « Ce sera mieux fait si je le fais moi-même » ; « Ils sont déjà très chargés » ; « La dernière fois, j’ai dû tout recommencer » ; « Le temps passé à expliquer, quelle perte de temps » !

Ce sont autant de bons prétextes pour ne pas déléguer et tout faire soi-même.

Or vouloir tout faire soi-même au motif que ce sera mieux fait et plus vite est une vérité à court terme, mais pas à moyen, ni long terme. Concrètement, l’absence de délégation est un mauvais calcul car la délégation permet justement de gagner énormément de temps, de réduire le stress et de se concentrer sur sa valeur ajoutée.

En outre, la délégation ne se fait pas à la va-vite entre deux portes (parce qu’on manque de temps). Non, loin de là … Elle se prépare et nécessite que l’on investisse du temps pour en gagner énormément par la suite. Le jeu en vaut la chandelle !

D’où l’intérêt de préparer avec soin sa délégation pour qu’elle soit efficace.

Le multitasking

C’est le fait de faire plusieurs choses en même temps. De manière courante, cela s’appelle le multitâche. Il existe trois types de situations multitâches :

• La première et la plus habituelle, c’est lorsque l’on effectue deux tâches en même temps.
• La deuxième, c’est quand on interrompt une tâche pour en faire une autre.
• Enfin, la troisième correspond au fait d’accomplir deux ou plusieurs tâches de manière successive.

Est-on réellement productif en faisant du multitâche ? La réponse est non car notre cerveau ne peut pas accomplir deux tâches en même temps dès lors que celles-ci requièrent de l’attention ! Concrètement, l’évolution de notre cerveau ne nous le permet pas.

David Meyer, professeur de psychologie à l’université du Michigan, révèle même que le fait de jongler entre plusieurs tâches pourrait nous faire perdre jusqu’à 40% de productivité !

En effet, le multitasking ne nous permet pas de réfléchir pleinement sans causer un risque important d’erreur.

D’où mon conseil est de faire une seule chose à la fois. Non seulement vous serez plus concentré, plus productif et surtout moins fatigué.

La confusion de l’urgent et de l’important

Ne vous est-il pas arrivé le soir de repenser à votre journée en énumérant tout ce qui vous reste à faire comme un puit sans fond ? Et en faisant ce bilan, vous avez l’impression de n’avoir rien fait de votre journée.

Si les urgences ou le tout-venant pilote votre quotidien au détriment de vos autres projets et de vos objectifs, il y a  erreur !

Par exemple, la réponse au mail de votre meilleur client peut être différée si le sujet n’est pas important (…et oui c’est possible ! Sauf si votre temps de réponse est contractuel). C’est-à-dire que tous les mails n’ont pas la même valeur intrinsèque pour réclamer un traitement immédiat. Faire la part des choses vous permettra de ne pas vous laisser envahir dans votre quotidien.

En effet, lorsque l’on confond l’urgent et l’important on a généralement un problème pour dégager des priorités rationnelles. En effet, tout ce qui est urgent n’est pas prioritaire et ces urgences ne doivent pas absorber la place de ce qui est important.

Donc mon conseil est de privilégier l’important sur l’urgent et de faire un classement des urgences pour identifier celles qui sont à traiter immédiatement et celles qui peuvent attendre.

Un tel tri demande de la réflexion en amont, mais vous serez beaucoup plus serein dès que vos priorités seront au clair !

Le manque de pauses

Ne vous est-il pas arrivé d’enchaîner les rendez-vous ou le traitement de vos dossiers sans faire de pauses dans la journée ? Regardez-vous vos mails ou répondez-vous à vos collaborateurs pendant votre temps de pause ? Résultat une perte de productivité et beaucoup de fatigue accumulée.

Notre cerveau (et oui toujours lui) a besoin d’un véritable temps de pause pour être plus productif. Alors qu’est-ce qu’un véritable temps de pause ?

Pour notre cerveau, une bonne pause correspond à « être actif autrement ». Si votre travail vous demande en majorité de la réflexion ou de la concentration, une bonne pause consistera par exemple à faire une activité physique (faire une petite marche à pied) ou une activité manuelle (changer une ampoule) ou interagir avec d’autres personnes (pause-café). C’est le fait de changer de contexte et d’activité qui permet de restaurer toutes ses facultés.

Pourtant ces pauses dans un souci de rentabilité sont mal perçues. C’est une erreur car loin d’être improductives, ces pauses doivent être vues comme des investissements dans la productivité future. En outre, elles réduisent le niveau de fatigue et augmentent le niveau de motivation par la satisfaction au travail.

Donc n’hésitez pas à faire régulièrement des pauses pour vous ressourcer et stimuler votre productivité.

La gestion des imprévus

Les imprévus sont soit à traiter rapidement, soit à planifier. En général, cela vous demande d’interagir dans un délai assez bref dans un souci d’efficacité et de professionnalisme.

Les imprévus sont habituels au travail et il faut bien faire avec. Le problème est qu’ils viennent chambouler votre emploi du temps de la journée ou la minutie que vous avez mise pour avoir une journée des plus productives.

En réalité, vous n’avez pas tenu compte de la loi de l’emmerdement maximum qui fait qu’un grain de sable peut mettre à l’arrêt tout un mécanisme. Ce fameux imprévu !

Alors mon conseil est de prévoir dans votre emploi du temps un créneau pour les imprévus dans lequel vous vous efforcerez de ne rien planifier et de vous mettre en disponibilité. Vous y gagnerez en efficacité, en gestion du stress et en sérénité. Un pari gagnant !

La procrastination

C’est le fait de reporter au lendemain ce qui peut être fait immédiatement ou le jour même. Il existe de multiples raisons pour reporter une tâche ou un projet : ça vous ennuie, ça vous paraît énorme, vous avez peur du jugement des autres, …

Qu’importe les raisons, l’essentiel est de savoir ce que vous risquez si vous ne faîtes rien. Si la réponse est négative, alors n’y pensez plus et passez à autre chose. Si la réponse est positive, il est nécessaire de vous y atteler le plus tôt possible pour ne pas être pris au dépourvu le moment venu ou bien, pire, de bâcler votre tâche au dernier moment ou bien de rater une bonne occasion.

Si c’est une pensée ou une tâche qui revient régulièrement, je vous invite à prévoir une première action à faire tout de suite ou à planifier dans votre agenda à un moment précis pour être sûr qu’elle soit faite. Vous vous apercevrez qu’au final, ce n’était pas si difficile que ça de commencer et vous prendrez même du plaisir à continuer (si nécessaire) avec une 2^e action et une planification.

La distraction

Entre internet et son portable, les sources de distraction sont nombreuses. En effet, quand on prend en compte les multiples applis sur son smartphone, la diversité des sites sur internet, les possibilités sont plurielles pour se distraire.

Si on prend les réseaux sociaux, y allez-vous pour faire du réseau, de la veille, des publications professionnelles, de la prospection, du suivi … ?

L’important est de savoir ce qu’on y fait et pendant combien de temps car les réseaux sociaux peuvent être vraiment addictifs. Par exemple, surveiller 10 fois par jour les réactions à ses publications, regarder plusieurs fois les nouvelles publications, … n’est pas forcément productif.

Ainsi, ce qui a au départ une vocation professionnelle peut devenir une source de distraction si on n’y prend pas garde. Or, il faut bien se dire que tout est travaillé par les concepteurs pour que l’on reste le plus longtemps possible sur un site, un réseau social, un blog, etc.

N’hésitez donc pas à utiliser l’alarme de votre téléphone pour vous signaler la fin de votre utilisation des outils numériques, vous en serez d’autant plus productif et ne perdrez pas de temps dans de ce qui peut devenir des futilités.

En réalité, nous commettons des erreurs de comportement dans notre gestion du temps car tout repose sur de mauvaises habitudes ou de mauvaises croyances. Ce n’est pas irréversible et il est possible de changer sans avoir forcément recours à l’autodiscipline qui demande des efforts quotidiens et prolongés.

Il existe des méthodes soft pour y remédier simplement. Si vous souhaitez plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.