Pour bien télétravailler de chez soi, il faut maintenir un cadre de travail et adopter de nouvelles habitudes relationnelles liées à la distanciation, notamment avec ses collaborateurs

 Si le télétravail vous stresse parce que vous vous sentez isolé.e ou parce que vous pensez que vos collaborateurs sont livrés à eux-mêmes, il est temps d’agir au plus vite pour dépasser de telles croyances et de redevenir plus zen. Travailler de chez soi à temps partiel ou à temps plein ne doit pas être un handicap pour vous, ni pour votre équipe. Bien au contraire, il s’agit de recréer un climat de travail, de concentration et de confiance tout en restant ouvert aux échanges à distance. Vous y gagnez à plus d’un titre, en temps de transport, en concentration (vous n’êtes pas gêné.e par un voisin qui parle trop fort), en prise de recul, en coût, en qualité des échanges et en confort (vous n’êtes pas obligé de porter un masque) !

Et le savez-vous, le télétravail est l’une des causes d’une meilleure productivité quand il est bien géré à un double niveau : celui de son organisation personnelle et celui de ses relations avec ses collaborateurs.

Si vous avez tendance à surcontrôler vos collaborateurs du fait de la distance ou si vous avez des difficultés à vous concentrer en raison des sources de distractions chez vous, il sera nécessaire de mettre en place de nouvelles habitudes pour travailler au calme et d’adopter de nouvelles règles de management avec vos collaborateurs afin que votre télétravail soit une source de sérenité.

UNE ORGANISATION EFFICIENTE

 Un espace de travail dédié

Pour bien travailler de chez soi, augmenter sa concentration et éviter les sources de distractions, il est important d’avoir un bureau dédié à son activité professionnelle à ne partager avec personne. L’idéal est de bénéficier d’une pièce spécifique, mais un bureau dans le salon peut aussi faire l’affaire à condition d’être au calme pour travailler. Il faut aussi penser à ne pas partager son meuble de bureau avec son conjoint qui est source de conflit territorial et pour ne pas mélanger les affaires personnelles avec les affaires professionnelles. L’objectif est de faire une séparation physique avec l’espace familial et personnel. Le mieux est que ce bureau soit fixe, ergonomique (fauteuil adéquat et écran d’ordinateur relevé au niveau des yeux) et bien équipé pour ancrer un lieu au travail lié à son activité (imprimante, téléphone, fournitures de bureau, rangements).

Respectez un rituel matinal

Certes vous travaillez de chez vous, mais il faut maintenir des habitudes comme si vous alliez physiquement au bureau. Quittez votre pyjama, faîtes votre toilette, habillez-vous, coiffez-vous comme si vous sortiez pour un rendez-vous client. Votre rituel matinal doit vous permettre de faire une bonne séparation psychologique avec votre « sweet home », même si vous avez uniquement des visioconférences l’après-midi.

Si c’est possible, quittez votre domicile le matin avant de vous mettre au travail pour amener les enfants à l’école, promener votre chien, faire un tour du pâté de maison, acheter le journal ou prendre un café debout au bistro du coin. Le fait de sortir, vous obligera à faire une « rupture » avec votre domicile afin de vous mettre ensuite plus facilement dans un contexte de travail.

Organisez votre temps de travail

Le mieux est de respecter les horaires de votre entreprise pour être en phase avec vos salariés (même si vous travaillez plus tôt ou plus tard) ou bien de suivre vos horaires habituels si vous êtes indépendant. Ce doit être de préférence des horaires fixes pour bien vous conditionner à un contexte de travail.

Déconnectez-vous au même moment qu’au bureau. Partez déjeuner comme d’habitude. N’oubliez pas aussi de faire des micros pauses régulières dans la journée pour augmenter votre productivité et reposer votre cerveau.

Le soir, n’oubliez pas de vous arrêter de travailler pour reprendre vos activités familiales ou privées. Une courte promenade à l’extérieur peut vous permettre de décompresser lorsque vous vous arrêtez, comme chercher du pain. Si vous vous avez des enfants, fixez des règles et prévoyez-leur des activités pour être au calme le plus possible lorsqu’ils rentrent de l’école ou bien reprenez votre travail lorsqu’ils sont couchés.

Prévoyez si possible vos rendez-vous et réunions à distance

Si vous avez un rendez-vous qui vous demande plus de 45 mn de déplacement, préférez de l’organiser par visioconférence ou par téléphone pour gagner du temps. N’hésitez pas non plus à réduire vos déplacements dès que possible. Vous gagnerez en efficacité, en stress et en fatigue !

La règle est de faire comme si vous étiez en réunion physique, alors soignez tout autant votre présentation : coiffure, barbe, maquillage, tenue vestimentaire, même si vous êtes derrière votre écran.

Dîtes bonjour

En vous connectant à votre ordinateur, n’oubliez pas de dire bonjour le matin à vos collaborateurs sur la messagerie de l’entreprise, Slack ou WhatsApp. Télétravail ne rime pas avec solitude ou coupure sociale !

Soyez transparent

Même si vous travaillez depuis chez vous, n’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs des moments où vous êtes joignable dans la journée ou la semaine. Le mieux est de les informer une fois par semaine, mais compte tenu de vos priorités et de votre timing, il peut être préférable de les informer une fois par jour. Si vous préférez un autre moyen, vous pouvez faire un partage d’agenda en ligne. Il s’agit dans tous les cas de remplacer votre présence physique par une présence digitale.

N’oubliez pas de bouger régulièrement

Pour rester en bonne santé et éviter les risques médicaux très fréquents chez les personnes sédentaires, pensez à quitter régulièrement votre poste de travail. Pendant vos pauses, levez-vous, quittez votre écran, marchez, faîtes de la gymnastique ou une courte tâche ménagère afin de soulager l’effort mental (concentration) et prendre du recul sur votre travail en cours. En dehors de vos horaires de travail, faîtes au moins 30 minutes d’activité physique par jour. Marche, footing, VTT, étirements : vous avez l’embarras du choix. Ces coupures diminueront votre sensation de fatigue et de stress.

Si vous êtes stressé, faîtes du yoga ou de la méditation (téléchargez l’application « Petit BamBou »).

MANAGER SES COLLABORATEURS SANS LEUR DONNER LE SENTIMENT DE LES FLIQUER

Faîtes confiance à vos collaborateurs en télétravail

Le télétravail vient de se démocratiser puisque 80% des actifs (salariés inclus) qui en ont fait l’expérience aimeraient continuer, au moins en partie (étude opinionway de juin 2020). En outre, il a été démontré que la productivité des télésalariés est nettement meilleure que leurs collègues présents en entreprise. Elle augmente de 5 à 30% selon les catégories salariales. La recherche du salarié est d’éviter le temps de transport, le bruit dans l’open space, le stress et la pression du chef et des collègues. Le corollaire de ce confort est aussi la recherche d’autonomie et de se concentrer sur les sujets qui ne nécessitent pas sa présence dans l’entreprise.

Alors le salarié a tout à y gagner mais le chef d’entreprise aussi à condition que ce dernier manage par objectif plutôt que par tâche afin de sortir du surcontrôle, qui est chronophage et source de stress pour les protagonistes. La clé est évidemment de bien définir vos objectifs mais aussi de faire attention à ce qu’ils soient réalisables.

Fixez des horaires de disponibilité

Vos collaborateurs ne peuvent pas être disponibles en permanence en télétravail. Pour ne pas nuire à leur productivité, mieux vaut imposer des horaires précis et identifiés dans la journée. En dehors de ces créneaux, l’interruption n’est possible que dans des cas d’urgence, uniquement !

Ces plages horaires seront aussi un bon moyen de couper court au risque d’isolement des collaborateurs et à celui de se couper de la vie de l’entreprise.

N’abusez pas du téléphone

Il est essentiel de fixer un ordre de priorité aux moyens de communication : l’urgence ou l’explication de points complexes par téléphone ; le point hebdomadaire et les réunions par visioconférence ; le courant par mail.

Interrompez vos salariés le moins possible afin de ne pas faire baisser leur productivité !

Faîtes un reporting individuel hebdomadaire

Rien ne sert de faire un debriefing quotidien des tâches exécutées en télétravail, celui-ci sera associé à du flicage, une perte de temps et un manque de confiance, ce qui peut être source de frustration pour le télétravailleur.

Pour faire le point sur les dossiers en cours, il est préférable de privilégier le reporting individuel hebdomadaire pour faire le point, savoir si les objectifs sont respectés et fixer si besoin de nouveaux objectifs.

On retrouve ici la nécessité de faire confiance à ses collaborateurs afin qu’ils soient plus responsabilisés et plus autonomes. Dans un tel climat, les télétravailleurs eux-mêmes confiants ont tendance à se surpasser et à vouloir prouver qu’ils se donnent à fond.

Organisez des réunions hebdomadaires

Ces réunions sont idéales pour discuter et maintenir la cohésion d’équipe à condition d’être bien cadrées. Elles doivent prévoir une date récurrente, un horaire, une durée et un ordre du jour pour être efficaces. L’idéal est le vendredi pendant 30 minutes maximum. N’hésitez pas à arrêter ou reprendre les bavards afin que tous puissent s’exprimer.

Travaillez de chez soi est un choix qui offre une plus grande liberté dans son organisation mais pas sans contraintes. L’entrepreneur devra se fixer des règles pour optimiser ses journées de travail et les relations avec ses collaborateurs. Il peut aussi créer une ouverture pour un nouveau management plus responsabilisant et plus engageant.